Förderfähig oder nicht? – Wie KI-Projekte richtig eingeordnet werden
Viele Unternehmen entwickeln KI-basierte Lösungen und fragen sich: Ist das „echtes" FuE – und damit förderfähig? Dieser Beitrag zeigt, worauf es bei der Einordnung ankommt.
- Die Forschungszulage fördert FuE-Projekte mit bis zu 35% der förderfähigen Kosten – auch für KI-Projekte
- Förderfähig sind Personalkosten und Auftragsforschung bis max. 4 Mio. € pro Jahr
- Die BSFZ prüft die wissenschaftlich-technische Unsicherheit als Hauptkriterium
- Saubere Zeitnachweise und Dokumentation sind entscheidend für die Bewilligung
- Der Eligible Checker gibt eine erste Einschätzung zur Förderfähigkeit
Was ist die Forschungszulage?
Die Forschungszulage ist eine steuerliche Förderung des Bundes, die seit 2020 existiert, um Forschung und Entwicklung (FuE) in deutschen Unternehmen zu fördern – unabhängig von Branche, Größe oder Alter des Unternehmens. Ziel ist es, Innovationen zu stärken.
Ein zentraler Faktor: Nur anerkannte FuE-Vorhaben im Sinne des FZulG erhalten die Forschungszulage. Die Bescheinigungsstelle (BSFZ) prüft, ob ein Projekt als förderfähig eingestuft werden kann – und dabei gibt es klare Kriterien. Die saubere Kategorisierung eines Projekts ist der erste wichtige Schritt, um sicherzustellen, dass ein Projekt genehmigt wird. Der „Eligible Check" kann hier schon eine große Hilfestellung bieten, bevor der aufwendige Antrag erfolgt.
Welche Kosten sind förderfähig?
Grundsätzlich unterscheidet das Gesetz nach Kostenkategorien. Relevantes Personalaufwand und etwaige Auftragsforschung sind Kategorien, die bei fast allen förderfähigen Projekten anfallen.
1. Personalkosten
Förderfähig sind Löhne und Gehälter, inkl. Arbeitgeberanteile, von direkt am FuE-Projekt beteiligten Mitarbeitenden – sofern diese:
- Angestellt im Unternehmen sind (keine externen Freelancer)
- Nachweislich im FuE-Projekt tätig waren
- Personalaufwand Stücknachweis, inkl. entsprechende Dokumentation
2. Auftragsforschung
Ausgaben für externe Forschungsdienstleister (z. B. Universitäten, Forschungsinstitute, Labore) sind ebenfalls förderfähig – sofern vertragliche Nachweise vorliegen. Dazu gehören z. B. auch die Auftragskosten Externer, sollte es sich um eine Zusammenarbeit mit einem Forschungsnetzwerk handeln oder auch mehrere Partner kooperieren.
Tipp:Die maximale Förderung von insgesamt 4 Millionen Euro gilt pro Jahr für beide Kategorien zusammen. Es ist entsprechend wichtig, eine solide Kostenplanung durchzuführen, um die Fördersumme optimal auszunutzen.
Wichtig:Die maximale Förderung von insgesamt 4 Millionen Euro gilt pro Jahr für beide Kategorien zusammen. Es ist entsprechend wichtig, eine solide Kostenplanung durchzuführen, um die Fördersumme optimal auszunutzen.
Der Ablauf des Antrags
Der Antrag gliedert sich in zwei Hauptschritte: Die Einreichung und anschließende Geltendmachung über die Steuererklärung:
Hier sind Steuerkanzlei sowie einzelne Berater, insbesondere bei der Antragstellung der Bescheinigung, unterstützend relevant. Manche verlangen hierfür hohe Honorare oder Erfolgsbeteiligungen.
Was sind die Vorteile der Forschungszulage?
Vorteile für Ihr Unternehmen: Teilung der Entwicklungskosten mit staatlichen Zuschüssen – so investieren Unternehmen in neue Technologien mit dem Wissen, dass ein Teil der Kosten refinanziert wird. Die Vorteile im Überblick:
- Keine Rückzahlung: Anders als bei Krediten, handelt es sich hier um einen Zuschuss
- Hohe verfügbare Fördervolumen (max. 35% Erstattung auf Forschungsausgaben)
- Einfachere Zusammenarbeit mit Forschungseinrichtungen
- Branchenneutral, flexibel und leicht zu kombinieren
- Wissenstransfer und Netzwerkeffekte innerhalb Partner-Forschung
- Ideal auch für Entwickler von Hard- und Software
Häufige Stolperfallen und wie du sie vermeidest
Ohne Fokus auf korrekte Dokumentation kann ein Antrag schnell ins Stocken geraten. Achten Sie auf folgende Stichpunkte:
- Fehlende zeitnahe Erfassung der Aufwände
- Abrechnung von Eigenleistungen ohne korrekte Nachweise
- Unklarer Bezug zum eigentlichen FuE-Projekt
- Mischprojekte: Handelt es sich noch um Produktentwicklung oder Forschungsmittel
- Zu späte Antragstellung oder fehlende Wirtschaftsprüfer-Bestätigungen
- Fehlende saubere Abgrenzung zu anderen Förderprogrammen
Tipp: Nutzen Sie ein zentrales Projektdokumentationstool zur Zeiterfassung, so lassen sich später Unterlagen einfach zusammenstellen. Unser Praxisbeispiel dazu: So strukturieren Sie Ihre Zeiterfassung – als idealen Förderungsnavigation.
Fazit
Die Forschungszulage bietet ein attraktives Förderpotenzial – besonders für KI-Projekte (z.B. Machine Learning, NLP, Robotik) sowie andere Entwicklungsarbeiten. Es kommt darauf an, das Vorhaben strukturiert aufzubereiten und alle Kosten belastbar nachweisen zu können:
- Anspruch auf Zulage prüfen (Eligible Check empfohlen)
- Zuschussfähige Kosten kennen & im Blick behalten
- Zeitnachweise strukturiert dokumentieren
- BSFZ-Antrag sauber und vollständig einreichen
Unser Tipp:Nutzen Sie den kostenlosen Eligible Checker, um eine erste Einschätzung zur Förderfähigkeit Ihres Projekts zu erhalten – schnell, unverbindlich und datenbasiert.
Häufige Fragen (FAQ)
Kann ich die Forschungszulage auch für laufende Projekte beantragen?
Ja, die Forschungszulage kann auch rückwirkend für bereits begonnene oder abgeschlossene Projekte beantragt werden – sofern diese nach dem 1. Januar 2020 gestartet wurden.
Wie lange dauert die Bearbeitung bei der BSFZ?
Die Bearbeitungszeit bei der BSFZ beträgt in der Regel 2-4 Monate. Eine vollständige und gut aufbereitete Antragstellung kann den Prozess beschleunigen.
Sind KI- und Machine-Learning-Projekte förderfähig?
Ja, KI-Projekte sind grundsätzlich förderfähig, wenn sie wissenschaftlich-technische Unsicherheiten adressieren und systematisch durchgeführt werden – etwa bei der Entwicklung neuer Algorithmen oder Anwendungen.
Muss ich einen Steuerberater einschalten?
Ein Steuerberater ist nicht zwingend erforderlich, kann aber bei der steuerlichen Geltendmachung beim Finanzamt hilfreich sein. Für den BSFZ-Antrag selbst ist kein Steuerberater nötig.
Wie hoch ist die maximale Förderung?
Die maximale Bemessungsgrundlage beträgt 4 Mio. € pro Jahr. Bei einem Fördersatz von 25% (bzw. 35% für KMU) ergibt sich eine maximale Zulage von 1 Mio. € bis 1,4 Mio. € pro Jahr.
Kann die Forschungszulage mit anderen Förderprogrammen kombiniert werden?
Grundsätzlich ja, allerdings dürfen dieselben Kosten nicht doppelt gefördert werden. Eine saubere Abgrenzung der Kostenpositionen ist wichtig.
Max Mustermann
Förderberater & FuE-Experte
Max Mustermann berät seit über 10 Jahren Unternehmen bei der Beantragung von Forschungsförderungen. Er ist zertifizierter Fördermittelberater und hat mehr als 200 erfolgreiche Anträge begleitet.
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